PERENCANAAN
I. Proses Perencanaan
A.Pengertian Perencanaan
Pengertian perencanaan menurut para pakar, adalah :
1. Cuningham menyatakan bahwa perencanaan adalah menyeleksi dan menghubungkan pengetahuan, fakta, imajinasi, dan asumsi untuk masa yang akan datang dengan tujuan memvisualisasi dan memformulasi hasil yang diinginkan, urutan kegiatan yang diperlukan, dan perilaku dalam batas-batas yang dapat diterima dan digunakan dalam penyelesaian. Perencanaan dalam pengertian ini menitikberatkan kepada usaha untuk menyeleksi dan menghubungkan sesuatu dengan kepentingan masa yang akan datang serta usaha untuk mencapainya.
2. Menurut Prajudi Atmusudirjo perencanaan adalah perhitungan dan penentuan tentang sesuatu yang akan dijalankan dalam mencapai tujuan tertentu, oleh siapa, dan bagaimana.
3. Bintoro Tjokroamidjojo menyatakan bahwa perencanaan dalam arti luas adalah proses memprsiapkan kegiatan-kegiatan secara sistematis yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu.
4. Menurut Muhammad Fakri perencanaan dapat diartikan sebagai proses penyusunan berbagai keputusan yang akan dilaksanakan pada masa yang akan datang untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Perencanaan dapat juga dikatakan sebagai suatu proses pembuatan serangkaian kebijakan untuk mengendalikan masa depan sesuai yang ditentukan. Dari kutipan tersebut dapat dianalisis bahwa dalam menyusun perencanaan perlu memperhatikan hal-hal yang berhubungan dengan masa depan, adanya kegiatan, proses yang sistematis, hasil dan tujuan tertentu.
5. Kaufman mengatakan bahwa perencanaan adalah suatu proyeksi tentang apa yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan secara sah dan berdaya guna. Dari pendapat Kaufman tersebut dapat dipahami bahwa perencanaan merupakan sesuatu yang menjadi keperluan dalam sebuah system untuk mendukung tercapainya tujuan. Tidak itu saja selain mendukung tercapainya tujuan suatu system maupun lembaga perencanaan yang dipersiapkan hendaknya bermanfaat secara aplikasi, dan lebih penting adalah dikerjakan dan disusun berdasarkan kepatutan serta tidak melanggar norma yang berlaku. Menurut Kaufman dalam perencanaan mengandung elemen-elemen sebagai berikut, pertama mengindentifikasi dan mendokumentasikan kebutuhan. Kedua, menentukan kebutuhan-kebutuhan yang bersifat prioritas. Ketiga, memperinci spesifikasi hasil yang dicapai dari tiap kebutuhan yang dipioritaskan. Keempat, mengidentifikasi persyaratan untuk mencapai tiap-tiap alternatif. Kelima, mengidentifikasi strategi alternative yang memungkinkan, termasuk di dalamnya peralatan untuk melengkapi tiap persyaratan untuk mencapai kebutuhan, untung rugi berbagai latar dan strategi yang digunakan.
6. Asnawir menyatakan perencanaan adalah kegiatan yang harus dilakukan padatingkat permulaan, dan merupakan aktifitas memikirkan dan memilih rangkaian tindakan yang tertuju pada tercapainya maksud dan tujuan yang ingin dicapai.
B. Empat Tahap Dasar Perencanaan
Tahap 1 :
Ø Menetapkan keadaan saat ini
Tahap 2 :
Ø Merumuskan keadaan saat ini
Tahap 3 :
Ø Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan
Tahap 4 :
Ø Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan
C. Rencana Operasional
Merupakan penjabaran dari perencanaan strategik, adapun bentuk dari perencanaan ini yaitu berupa anggaran dari prinsip-prinsip operasional, yaitu :
a. Consentrated, penerapan dari asas pengendalian yang dilaksanakan oleh manajer, agar terlaksana unity of command dan unity of direction dalam setiap program kerja.
b. Integrated, penerapan aspek koordinasi dalam setiap pekerjaan agar tercapai keterpaduan kerja guna menjamin tujuan yang efektif.
c. Continue, perlunya kesinambungan program kerja sehingga dapat digunakan untuk perbaikan-perbaikan program kerja selanjutnya, sehingga terjadi peningkatan efisiensi.
d. Multi instansional approach, agar integrasi tugas tetap terjaga dengan didukung sistem yang baik.
Ada dua bentuk rencana operasional yang perlu diketahui, yaitu :
a. Rencana sekali pakai (single use plan), yaitu kegiatan yang tidak digunakan lagi setelah tercapainya tujuan dan ini sifatnya lebih terperinci karena hanya sekali pakai, misalnya rencana pembeli dan pemasangan mesin komputer dalam perusahaanya untuk mendukung kelancaraan kerja. Bentuk dari rencana ini berupa program, proyek dan anggaran. Dimana program meliputi serangkaian kegiatan yang luas sifatnya, yang terdiri dari langkah-langkah pokok pencapaian tujuan. Maka perlu ada orang yang bertanggung jawab dalam setiap kegiatan yang berdasarkan pada urutan waktu pelaksanaan. Proyek merupakan bagian dari program yang lebih sempit, yang dipakai sekali pakai dalam setiap kegiatan dan tindakan. Karena merupakan bagian tersempit dari program, tapi proyek ini terpisah dari program yang ada, dan ini merupakan bentuk perencanaan yang fleksibel menurut keadaan yang ada pada saat itu. Ini merupakan perencanaan yang efektif. Sedangkan anggaran merupakan laporan keuangan yang tersusun dalam kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam jangka waktu tertentu. Anggaran ini merupakan alat pengawasan yang terbaik atas kegiatan-kegiatan organisasi.
b. Rencana tetap (standing plan), yaitu berupa pendekatan-pendekatan standar untuk penanganan-penanganan situasai-situasi yang dapat dipikirkan terlebih dahulu dan akan terjadi berulang-berulang.
Wujud dari rencana tetap ini adalah berupa kebijaksanaan, prosedur dan aturan. Kebijaksanaan yaitu pedoman umum dalam pembuatan keputusan, mengenai apa yabg dapat dibuat dan apa yang tidak dapat dibuat. Prosedur yaitu urutan-urutan pekerjaan yang harus dilakukan yang tergambar dalam instruksi yang terperinci. Sedang peraturan merupakan pernyataan tentang boleh tidaknya suatu kegiatan dilakukan dalam situasi tertentu. Peraturan ini digunakan untuk mengimpletasikan rencana-rencana lain dan biasanya hasil dari kebijaksanaan yang diikuti dalam setiap kegiatan.
D. Rencana Strategik
Merupakan proses perencanaan jangka panjang yang tersusun dan digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama. Tiga alasan penggunaan perencanaan strategik ini, yaitu :
a. Memberi kerangka dasar bagi perencanaan lainnya yang akan dilakukan.
b. Mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya.
c. Titik permulaan pemahaman dan penilaian kegiatan manajer dan organisasi.
Langkah-langkah Proses Perencanaan Strategik
1. Penentuan misi dan tujuan organisasi, yang mencakup tentang misi yang diemban, falsafah yang digunakan untuk mencapai misi serta tujuan keseluruhan yang akan dicapai oleh organisasi.
2. Pengembangan profil perusahaan tentang kondisi dan kemampuan perusahaan. Profil perusahaan menunjukkan kesuksesan diwaktu yang lalu dan kemamapuan yang mendukung pelaksanaan kegiatan dalam pencapaian kegiatan diwaktu yang akan datang.
3. Analisa lingkungan eksternal, untuk mengetahui dan mengidentifikasikan cara-cara dalam menghadap perubahan-perubahan yang terjadi di luar organisasi.
4. Analisa internal, dengan menimbang kekuatan dan kelemahan yang dimiliki yang dibandingkan dengan profil perusahan di lingkungan eksternal.
5. Identifikasi kesempatan dan ancaman strategik, menggabungkan antara penentuan tujuan dan misi, strategi yang digunakan, analisa lingkungan baik internal dan eksternal serta analisa kekuatan, kelemahan, kesempatan dan tekanan yang dihadapi.
6. Pembuatan keputusan strategik yang mencakup penetapan, penilaian dan pemilihan alternatif yang akan digunakan.
7. Pengembangan strategik perusahaan , yang dikembangkan ke dalam berbagai sasaran.
8. Implementasikan strategik, yang menyangkut kegiatan manajemen untuk mengoperasikan strategik.
9. Peninjauan kembali dan evaluasi dengan memonitori dan membandingkan serta menilai semua kegiatan yang dilakukan dengan tujuan yang akan dicapai.
Kebaikan dan Kelemahan Perencanaan Strategik
Kebaikan
1. Memberikan pedoman yang konsisten terhadap kegiatan-kegiatan yang dilakukan.
2. Tujuan-tujuan organisasi dapat dirumuskan dapat dirumuskan dengana jelas.
3. Membantu manajer mengantisipasi masalah-masalah sebelum menjadi parah.
4. Membantu manajer membuat keputusan.
Kelemahan
1. Kebaikan-kebaikan dia tas dapat tercapai bila organisasi melakukannya melalui proses perencanaan strategik formal.
2. Diperlukan dana dan investasi serta waktu dalam jumlah yang besar.
3. Membatasi organisasai hanya terdapat pilihan-pilihan yang paling rasional dan bebas resiko.
E. Faktor Waktu dan Perencanaan
Faktor waktu sangat berpengaruh terhadap perencanaan dalam tiga hal, yaitu :
• Diperlukan untuk melaksanakan perencanaan
• Diperlukan untuk melanjutkan setiap langkah perencanaan, diperlukan untuk mendapatkan data dan menghitung semua kemungkinan
• Jumlah atau rentangan waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan.
Periode Waktu
Periode perencanaan Tingkatan manajemen
Jangka panjang Manajemen puncak
( 2 – 5 tahun atau lebih)
Jangka menengah Manajemen menengah
( beberapa bulan – 3 tahun )
Jangka pendek Manajemen lini – pertama
( Dari harian – 1 tahun)
II. Penetapan Tujuan
A. Misi dan Tujuan Organisasai
a. Misi
Misi merupakan pernyataan yang menetapkan tujuan organisasi dan sasaran yang ingin dicapai. Pernyataan misi membawa organisasi kepada suatu fokus. Misi menjelaskan mengapa organisasi itu ada, apa yang dilakukannya, dan bagaimana melakukannya.
Misi adalah sesuatu yang harus dilaksanakan oleh organisasi agar tujuan organisasi dapat terlaksana dan berhasil dengan baik. Dengan pernyataan misi tersebut, diharapkan seluruh pegawai dan pihak yang berkepentingan dapat mengenal organisasi dan mengetahui peran dan program-programnya serta hasil yang akan diperoleh dimasa mendatang.
Sejalan dengan hal tersebut di atas, maka Pusat Data dan Informasi Pertanian telah membuat pernyataan misi, yang merupakan cita-cita dan landasan kerja yang harus diikuti dan didukung oleh keseluruhan anggota organisasi dan secara eksplisit menyatakan apa yang harus dicapai dan kegiatan spesifik apa yang harus dilaksanakan. Pernyataan misi tersebut adalah sebagai berikut :
· Mengembangkan metodologi pengumpulan, pengolahan, dan penyajian data dan informasi pertanian.
· Melakukan pengumpulan, pengolahan, penyajian, dan penyebaran data dan informasi pertanian.
· Membangun dan mengembangkan sistem informasi pertanian.
· Membina sumber daya manusia dan kelembagaan bidang statistik dan sistem informasi pertanian.
b. Tujuan Organisasi
Sebelum organisasi menentukan tujuannya, terlebih dulu menetapkan misi / maksud organisasi. Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi. Sedangkan Misi organisasi adalah maksud khas (unik) dan mendasar yang membedakan organisasi dari organisasi-organisasi lainnya dan mengidentifikasikan ruang lingkup operasi dalam hal produk dan pasar.
Etzioni mendefinisikan tujuan organisasi sebagai :
Etzioni mendefinisikan tujuan organisasi sebagai :
1. Suatu pernyataan tentang keadaan yang diinginkan dimana organisasi bermaksud untuk merealisasikan
2. Pernyataan tentang keadaan di waktu yang akan datang di mana organisasi sebagai kolektifitas mencoba untuk menimbulkannya
Dua unsur penting tujuan adalah :
1. Hasil-Hasil akhir yang diinginkan di waktu mendatang dengan mana
2. Usaha-uasaha / kegiatan-kegiatan sekarang diarahkan
Tujuan dapat berupa tujuan umum / khusus , tujuan akhir / tujuan antara. Tujuan Umum (tujuan strategic) secara operasioanal tidak dapat berfungsi sebelum dijabarkan terlebih dahulu kedalam tujuan-tujuan khusus yang lebih terperinci sesuai dengan jenjang manajemen, sehingga membentuk hirarki tujuan.
B. Fungsi Tujuan
1. Pedoman Bagi Kegiatan, melalui penggambaran hasil-hasil di waktu yang akan datang. Fungsi tujuan memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus dan tidak harus dilakukan.
2. Sumber Legitimasi, akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan sumber daya dan dukungan dari lingkungan di sekitarnya.
3. Standar Pelaksanaan, bila tujuan dilaksanakan secara jelas dan dipahami, akan memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi.
4. Standar Motivasi, berfungsi sebagai motivasi dan identifikasi karyawan yang penting. Dalam kenyataannya, tujuan organisasi sering memberikan insentif bagi para anggota.
5. Dasar Rasional Pengorganisasian, tujuan organisasi merupakan suatu dasar perancangan organisasi
C. Management By Objective (MBO)
Management by objective (MBO) oleh Peter Drucker :
Berkenaan dengan penetapan prosedur-prosedur formal yang dimulai dengan penetapan tujuan dan dilanjutkan dengan serangkaian kegiatan (langkah) sampai peninjauan kembali pelaksanaan kegiatan. Gagasan dasar MBO adalah bahwa MBO merupakan proses partisipatif, secara aktif melibatkan manajer dan para anggota pada setiap tingkatan organisasi.
Bidang pokok tujuan adalah : Posisi Pasar, Inovasi, Produktivitas, Sumber Daya Fisik Serta Keuangan.
MBO dapat dicapai melalui beberapa upaya untuk efektivitas dari program MBO (unsur evektifitas MBO) , yaitu :
1. Pendidikan dan pelatihan bagai manajer.
2. Keterikatan antara tujuan pribadi dan tujuan organisasi.
3. Pelaksanaan umpan balik secara efektif.
4. Didorong adanya peserta dari bawahan.
Keunggulan dari manajemen berdasarkan sasaran MBO adalah : Meningkatkan komunikasi antara manajer dan bawahan.
Strategi program untuk menentukan dan mencapai tujuan organisasi dan melaksanakan misinya. Rangkaian tujuan sebagai bagian proses MBO harus spesifik dan dapat diukur.
Kekuatan Dan Kelemahan MBO
Kebaikan-kebaikan program MBO :
1. Memungkinkan para individu mengetahui apa yang diharapkan dari mereka.
2. Membantu dalam proses perencanaan dengan membuat para manajer menetapakan tujuan dan sasaran.
3. Memperbaiki komunikasi antara manajer dan bawahan.
4. Membuat individu lebih memusatkan perhatiannya pada tujuan organisasi.
5. Membuat proses evaluasi lebih dapat disamakan melalui pemusatan pada pencapaian tujuan tertentu.
Kelemahan-kelemahan MBO, mempunyai 2 katagori :
1. Kelemahan-Kelemahan yang melekat (inherent) mencakup konsumsi waktu dan usaha yang cukup besar dalam proses belajar untuk menggunakan teknik-teknik MBO, serta meningkatkan banyaknya kertas kerja.
2. Menyangkut masalah pokok yang harus dikendalikan agar program MBO sukses :
a) Gaya dan dukungan manajemen.
b) Penyesuaian dan perubagan MBO.
c) Keterampilan- Keterampilan antar pribadi.
d) Deskripsi jabatan.
e) Penetapan dan pengorganisasian tujuan.
f) Pengawasan metoda pencapaian tujuan.
g) Konflik anatara kreativitas dan MBO.
III. Pembuatan Keputusan
A. Tipe Tipe Keputusan
a. Keputusan Auto Generated
Keputusan semacam ini diambil dengan cepat dan kurang memperthatikan., mepertimbangkan data, informasi, fakta, dan lapangan keputusannya. Keputusan auto generated ini kurang baik, sebab resikonya tinggi.
b. Keputusan Induced
b. Keputusan Induced
Keputusan induced diambil berdasarkan scientific managemen atau managemen ilmiah, sehingga keputusan itu logisk, ideal, rasional untuk dilaksanakan dan resikonya relative kecil cuma proses pengambilan keputusan lebih lambat.
Pengambilan keputusan adalah manajer (pemimpin) baik secara “individual decision maupun group decision” yang mempunyai kewenangan untuk memutuskannya.
Pengambilan keputusan adalah manajer (pemimpin) baik secara “individual decision maupun group decision” yang mempunyai kewenangan untuk memutuskannya.
Individual decision, keputusan “hanya” ditetapkan oleh seorang manajer; sedang para bawahan hanya dapat berpartisipasi memberikan saran-saran, pendapat-pendapat, dan informasi saja, tetapi tidak berhak untuk ikut memutuskannya.
Kebaikannya:
1. keputusan dapat diambil secara cepat
1. keputusan dapat diambil secara cepat
2. penanggungjawab keputusan itu jelas
3. biaya pengambilan keputusan relative kecil
4. kecakapan seorang manajer dapat dimanfaatkan
Keburukannya:
1. keputusan itu kurang baik, sebab kemampuan decision maker terbatas
2. prestise manajer akan berkurang, jika keputusannya ternyata salah
3. realisasi keputusan mengalami kesulitan, sebab para bawahan kurang meresapinya
4. pembinaan bawahan kurang diperhatikan, karena mereka tidak diikutkan dalam menetapkan keputusan, akibatnya kesinambungan pimpinan oganisasi kurang terjamin
Group decision, keputusan itu ditetapkan oleh para anggota grup, baik atas hasil mufakat dan musyawarah, maupun atas voting. Dalam proses pengambilan keputusan anggota grup ikut berperan aktif membicarakan tujuan dari “keputusan, resiko, dan dampak keputusan serta ikut menetapkan keputusan tersebut”.
Kebaikannya:
1. keputusan relatif lebih baik, logis, ideal, sebab merupakan hasil pemikiran dari beberapa orang
2. kecenderungan untuk bertibdak otoriter dapat dihindarkan
3. kerjasama relative akan dapat ditingkatkan diantara sesama anggota grup
4. resiko dan dampak negative dari keputusan semakin kecil
5. pembinaan para annggota grup akan lebih baik
Keburukannya:
1. pengambilan keputusan relative lama, bahkan sering bertele-tele
1. pengambilan keputusan relative lama, bahkan sering bertele-tele
2. biaya pengambilan keputusan relative lebih banyak
3. penanggung jawab keputusan kurang jelas
4. minoritas kadang-kadang terpaksa menyetujui keputusan karena kalah suara
Group decision ini hanya dapat ditetapkan dalam organisasi komite dan dalam pimpinan presidium saja, dimana para anggota mempunyai hak suara yang sama, misalnya dalam MPR, DPR, dan Koperasi.
Group decision ini hanya dapat ditetapkan dalam organisasi komite dan dalam pimpinan presidium saja, dimana para anggota mempunyai hak suara yang sama, misalnya dalam MPR, DPR, dan Koperasi.
B. Proses Pembuatan Keputusan
Suatu keputusan adalah pemilihan alternatif dari seperangakat alternatif yang tersedia. Proses pembuatan keputusan didefinisikan sebagai langakah yang diambil oleh pembuat keputusan untuk memilih alternatif yang ada. Evaluasi dari suatu keputusan hendaknya sebagian didasarkan pada proses yang digunakan untuk pembuatan keputusan.
Suatu model proses pembutaan keputusan menyarankan langakah untuk membuat keputusan yaitu :
1. Identifikasi masalah yang ada
2. Mendaftar alternatif yang mungkin untuk memecahkan masalah ini
3. Memilih alternatif yang paling bermanfaat untuk memecahkan masalah
4. Memfungsikan alternatif kedalam tindakan
5. Mengumpulkan umpan balik (feed back) untuk menemukan apakah alternatif yang diimplementasikan bisa mengurangi masalah yang di identifikasi.
C. Keterlibatan Bawahan dalam Pembuatan Keputusan
Keterlibatan bawahan dalam pembuatan keputusan dapat bersifat resmi, misalnya dengan pembutaan kelompok, bisa juga bersifat tidak resmi misalnya dengan meminta gagasan dan saran-saran. Pembuatan keputusan yang didasarkan pada sifat formal lebih efektif karena banyak masukan-masukan pengetahuan yang lainnya. Karakteristik situasi keputusan dan gaya pembutan keputusan manajemen akan mempengaruhi dan menentukan apakah pembuatan keputusan dilakukan secara kelompok atau tidak.
Tugas Manajemen Umum Pertemuan ke III dan IV
Alif Pratiwi Septianti
NPM 30110560
Universitas Gunadarma
